Das Referat IV, das in der WASt zuständig für den Nachweis von Grablagen war, führte u.a. die Kartei der Verlust- und Grabmeldungen. Erfasst wurden alle Verlustmeldungen der Truppe, der Lazarette und der Wehrmacht-Gräberoffiziere sowie des Internationalen Roten Kreuzes als Mittler zwischen den kriegführenden Stellen. Die Karteikarten enthalten die Personalien der Betroffenen, den letzten Truppenteil und den zuständigen Ersatztruppenteil sowie die genauen Umstände des Verlustes. Auf der Rückseite wurden die Kriegssterbefallanzeige, die Beurkundung durch das zuständige Standesamt und – soweit bekannt – die Grablage vermerkt. Angaben von dieser Kartei wurden auch in die zentrale Personenkartei übernommen.

Die Kartei der Verlust- und Grabmeldungen wurde zwar bis Kriegsende geführt, Angaben zu Grablagen konnten aufgrund der militärischen Lage in der Regel nur bis Ende 1944 erfasst bzw. ausgewertet werden. Daher sind Hinweise auf Bestattungen aus dem Jahr 1945 nur vereinzelt vorhanden. Nach Kriegsende wurden Veränderungen, beispielsweise Umbettungen oder Sterbefallanzeigen, nicht mehr nachgetragen.

Bei Kriegsende befanden sich große Teile der Kartei in der Ausweichstelle Meiningen der WASt. Diese gelangten in das Archivdepot Dornburg der Staatlichen Archivverwaltung der DDR und wurden im Herbst 1990 der Deutschen Dienststelle für die Benachrichtigung der nächsten Angehörigen von Gefallenen der ehemaligen deutschen Wehrmacht übergeben.

Bei einer Benutzung sind die Karteikarten wie folgt zu zitieren: BArch, B 563-2 KARTEI/[Signatur].